Johdanto
Hallinto-osaston painopistealueina vuosina 2017–2019 tulee olemaan entistä tiiviimmän vuorovaikutuksen ja yhteistyön rakentaminen sekä julkishallinnon muihin toimijoihin että hiippakuntiin ja seurakuntiin. Lainsäädäntöhankkeissa otetaan huomioon kirkkolainsäädännön eteneminen kirkolliskokouksessa, jolloin muutoin edistetään vain välttämättömiä säädösuudistuksia. Näihin kuuluu esimerkiksi seurakuntavaaleja koskevat säädösmuutokset.
Suunnitelmakaudella painottuvat osaston tehtäväalaan liittyvien tietojärjestelmien kehittämiseen, ylläpitoon ja käytön vakiinnuttamiseen liittyvät tehtävät. Painopisteisiin suunnitelmakaudella vaikuttaa lisäksi yhteiskunnan ja muun julkisen hallinnon sähköinen kehitys. Tavoitteena on kehittää keskushallinnon hallintomenettelyä sekä uudistaa seurakuntien hallintoa, taloutta ja kulttuuriperintöä koskevaa ohjeistusta.
Toimintasuunnitelma vuodelle 2017
-
Verkostoitumista yhteiskunnan muihin toimijoihin edistetään vakiinnuttamalla osaston uusien neuvottelukuntien toiminta sekä pitämällä yllä virasto- ja ministeriökohtaisia säännöllisiä tapaamisia. Palautejärjestelmän käyttö vakiinnutetaan osaston hankkeissa.
-
Yleishallinnon yksikön vastuulla on Domus-dokumentinhallintajärjestelmän käytön vakiinnuttaminen kirkon keskushallinnossa. Myös Domusta käyttävien seurakuntien määrän arvioidaan kasvavan, mikä lisää asiakirjahallinnon neuvontatarpeita. Uusi järjestelmä aiheuttaa myös tarpeen kehittää hallintokäytäntöjä. Arkistotoimessa ryhdytään uudistamaan paperiarkistoja tukevaa malliarkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) yhteistyössä seurakuntien kanssa. Toisaalta on kehitettävä myös sähköistä arkistointia.
-
Seurakuntien hallinto ja talous -yksikössä julkaistaan tilastoportaalin avulla ensimmäiset uudenmuotoiset toiminta- ja taloustilastot. Kiinteistöhallintajärjestelmän käyttöä laajennetaan ja hautaustoimen tietojärjestelmää suunnitellaan. Laaditaan kulttuuriperintöstrategia 2020 sekä uudistetaan taloushallinnon ohjeet.
-
Seurakuntarekisterit yksikössä merkittävänä haasteena on digitoidun aineiston käyttöönoton valmistelu jäsenreksiterissä ja siihen liittyvien koulutusten järjestäminen. Samalla edistetään karttapalvelua ja sähköistä asiointia. Kehityshankkeissa kuullaan seurakuntien mielipidettä sekä käytettävyydessä että tarvittavissa uusissa toiminnoissa.
Vuosien 2018–2019 toimintasuunnitelma
-
Osaston tehtäväalaan kuuluvia tietojärjestelmiä ylläpidetään ja niiden käyttöä laajennetaan samalla kun järjestelmän käyttöä pyritään koulutuksen ja ohjeistuksen keinoin vakiinnuttamaan. Hautaustoimen tietojärjestelmä edennee käyttöönottovaiheeseen. Jäsentietojärjestelmään liittyviä sähköisiä asiointipalveluja kehitetään edelleen esimerkiksi rippikoulun ilmoittautumisen osalta.
-
Hallintokäytäntöjen kehittämistä jatketaan edelleen. Keskushallinnossa on syytä tarkastella, miten toimintakäytäntöjä voitaisiin kehittää ja joustavoittaa. Myös kirkolliskokouksen toiminnan tehostamista jatketaan. Arkistolainsäädännön uudistamistyö on meneillään, ja uusi lainsäädäntö tuo todennäköisesti mukanaan uusia velvoitteita. Tämän vuoksi arkistotoimessa on valmistauduttava arkistolainsäädännön soveltamiseen.
-
Jäsentietojen ylläpidossa haasteena on digitoinnin myötä jäsentietojärjestelmän valtakunnallisten käyttöoikeuksien laajentuminen sekä alueellisten keskusrekisterien toiminnan alkaminen. Lisäksi EU tietosuoja-asetus täytäntöönpano aiheuttanee joitakin muutostarpeita. Vuonna 2018 toteutettavat seurakuntavaalit vaikuttavat sekä jäsentietojärjestelmän kehittämiseen että edellyttävät vaaleja varten laaditun hallinnollisen ohjeistuksen uudistamista sekä tarvittavien vaaliasiakirjojen laadintaa.