Suunnittelun lähtökohdat

• Toimintakautensa aloittava johtokunta laatii 2017 aikana uuden strategian vuoteen 2019. Kirkon palvelukeskuksen nykyinen strategia on voimassa 2017.

• Palvelukeskusmallin tavoitteena on edelleen yhtenäistää toimintatapoja ja -malleja, parantaa laatua, lisätä toimintavarmuutta prosesseihin, minimoida mahdollisia henkilöstöön liittyviä riskejä, parantaa tuottavuutta ja varmistaa kustannussäästöjä. Palvelukeskusmallilla tavoitellaan monenlaisia hyötyjä asiakkaille. Yhtenäistämällä ja keskittämällä taloushallintoa tukevia tietojärjestelmiä varmistetaan kustannustehokkuus sekä poistetaan mm. kehitystyön päällekkäisyyksiä

• Kipa seuraa aktiivisesti toimintaympäristön kehitystä mitä mahdollisia hyödyntämisvaihtoehtoja digitalisaatio antaa prosessien ja järjestelmien kehitykseen. Automaation ja robotiikan maksimaalista käyttämistä rutiinitehtävissä tullaan hyödyntämään ja vapautuva resurssi voidaan kohdistaa lisäarvoa tuottaviin palveluihin. Asiakkaiden kanssa kehitetään prosesseja (Kipa - asiakas) niin, että palvelukeskusmallista tavoitellut kustannussäästöt asiakkaille saavutetaan. Siirtymäkauden jälkeen on myös tärkeää osoittaa Kipan kilpailukyky muihin vastaaviin toimijoihin osallistumalla palvelukeskusten väliseen benchmarkkaukseen. Vuoden 2017 alusta tuotetaan asiakkaiden tilitarkastajien käyttöön ISAE 3402 2 -tyypin varmennusraportti.

• Suunnittelukauden aikana tehdään analyysit ja laskelmat asiakkaiden palvelukeskusmallista saaduista laadullisista hyödyistä ja realisoituneista kustannushyödyistä.  Yleinen talouden kiristyminen on tuonut Kirkon palvelukeskuksen (Kipa) asiakkaille odotuksia saada nopeasti kustannussäästöjä. Kun seurakuntataloudet ostavat taloushallinnon palveluja palvelukeskukselta, alkuvaiheessa muutoksesta aiheutuu lisäkustannuksia niin asiakkaan kuin palvelukeskuksenkin puolelle. Hyötyjen realisoituminen palvelukeskusmallista edellyttää asiakkailta uuden toimintamallin mukaista toimintatapaa, prosessien ja osaamisen kehittämistä sekä uuden toiminnan vakiinnuttamista.

• Työntutkimuksen projektit ja projektituki jatkuu 2017. Asiakkaiden taloushallinnon prosessien kehittämistä on tuettu Kirkkohallituksen rahoittamalla projektituella ja työn tutkimuksella. Työntutkimuksella ja projektituella on saatu kehittämiskohteita ja työkaluja prosessien kehittämiseen.

• Johtokunta perustaa vuoden 2017 alusta asiakkaista koostuvan seurantaryhmän ja määrittelee sen tehtävät. Siirtymäkaudella on toiminut useita asiakkaista koostuvia työryhmiä, joiden tavoitteena on ollut muuan muassa tuoda asiakkaiden tarpeita ja näkökulmia kehittämiseen; parhaiden käytäntöjen jakaminen, prosessien kehittäminen, tietojärjestelmien automatisoinnin edistäminen ja käytettävyyden parantaminen.

Henkilöstö

Suunnittelukauden aikana Kipan toiminta tulee vakiintumaan. Jos Kipan tarjoamat palvelut tuotetaan nykyisellä palvelukonseptilla henkilöstön rekrytoinnit tulevat olemaan pääosin korvaavia rekrytointeja. Henkilöstön työhyvinvoinnilla on keskeinen merkitys asiakaspalvelun laatuun ja tuottavuuden kehittymiseen. Kipalle asetetut tuottavuuden kehittymisen tavoitteet edellyttävät työhyvinvointiin panostamista. Kipan keskeisiä työhyvinvoinnin lisäämisen keinoja ja kehittämiskohteita ovat: 

• Toiminnan arvot ja niiden toimivuus
• Työyhteisön toimivuuden varmistaminen hyvällä johtamisella, esimiestyöllä, tiimityöllä ja pelisäännöillä
• Henkilöstölle määritellyt selkeät vastuut ja tehtäväkuvaukset
• Johtamiseen, esimiestyöhön ja palvelujen tuottamiseen tarvittavat osaamiset; koulutuksesta ja kehittämisestä huolehtiminen
• Töiden tasaisesta jakautumisesta ja perehdyttämisestä huolehtiminen.
• Ratkaisukeskeinen lähestymistapa ja itsensä johtamistaitojen valmentaminen koko henkilöstölle.
• Työympäristön toimivuudesta ja ergonomiasta huolehtiminen.
• Tehdään yhteistyötä työterveyden kanssa ja eri työhyvinvointia edistävien kumppaneiden kanssa.
• Työturvallisuutta, työhyvinvointia ja työkykyä seurataan, mitataan ja arvioidaan säännöllisesti.

Prosessityön laatua parannetaan minimoimalla manuaalisia työvaiheita ja standardisoimalla prosessityötä sekä virheitä karsitaan systemaattisella seurannalla. Osaamisen johtaminen tulee osaksi kehityskeskusteluprosessia. Osaamisen kehittämisessä käytetään ammatillisen koulutuksen rinnalla monia eri keinoja kuten perehdyttämistä ja tiimityötä.

Henkilöstön tilaa arvioidaan Kipassa vuosittain tehtävillä erilaisilla henkilöstökyselyillä. Tulosten perusteella asetetaan kehittämiskohteita ja tavoitteita seuraavalle vuodelle.

Henkilöstökyselyjen toteutuminen vuosina 2013 ja 2014 sekä tavoitteet vuosille 2015–2016:

Arviointiasteikko 1-5: 1= erittäin huono, 5 = erittäin hyvä.

Kipan omassa toiminnassa hyödynnetään Kipan järjestelmien mahdollistamat tuottavuutta ja tehokkuutta edistävät toiminnot: automatisoidaan Kipan talous- ja tuoteseurantaa, suoritelaskentaa, mittaamista ja asiakaslaskutusta. Henkilöstöhallinnon eri sähköisten järjestelmien hyötykäyttöä jatketaan suunnitellusti.

Kipan henkilöstösuunnitelma 2015–2019:

Strategia

Strategia on keskeinen Kipan johtamisen työkalu. Kipan ensimmäinen strategia vuosille 2012 - 2017 hyväksyttiin elokuussa 2012 johtokunnassa. Strategian tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan johtokunnalle kaksi kertaa vuodessa. Strategiassa on määritelty Kipan strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät ja tavoitteet. Kipalle laaditaan myös Kirkkohallituksen mallin mukainen tuloskortti.

Strategiset päämäärät 2012 - 2017:

• Seuraamme aktiivisesti toimintaympäristön muutoksia ja reagoimme joustavasti asiakkaiden tarpeisiin.
• Tuemme asiakasta asiakkaan prosessien kehittämisessä mm. jakamalla parhaita käytäntöjä.
• Huolehdimme toiminnan läpinäkyvyydestä niin, että luottamus ja kumppanuus asiakkaiden kanssa syntyy ja syvenee.
• Kehitämme palvelukeskuksen prosesseja niin, että prosessien yhtenäisyys, toimintavarmuus ja hinta-laatusuhde ovat tasolla, joka takaa asiakastyytyväisyyden sekä mahdollistaa asiakkaille taloudellisia hyötyjä.
• Huolehdimme palvelukeskuksen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista.

Kriittiset menestystekijät, visio ja toiminta-ajatus:

Arvot

Kipan toiminnan arvojen määrittelyn lähtökohtana ovat olleet Kirkkohallituksen arvot. Kipan arvot ohjaavat Kipan toimintaa ja arvojen toimivuutta mitataan vuosittain asiakkaille ja Kipan henkilöstölle suunnatuilla kyselyillä.

Avoimuus

• Kuuntelemme asiakkaitamme. Käymme vuoropuhelua ja jaamme tietoa avoimesti. Teemme yhteistyötä rakentavalla ja positiivisella asenteella.

Kumppanuus

• Kehitämme palvelujamme yhdessä asiakkaittemme kanssa asiakkaittemme hyväksi. Haemme ratkaisuja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Palvelemme asiakkaitamme ystävällisesti ja palvelualttiisti.

Luottamus

• Tunnemme toisemme ja otamme vastaan palautetta palvelujemme kehittämiseksi. Arvostamme asiakkaitamme ja otamme vastuun palvelujemme laadusta.

Työhyvinvointi

• Palvelemme ilolla asiakkaitamme. Varmistamme johtamisella ja tiimityöllä avoimen ja kannustavan ilmapiirin.

Inhimillisyys

• Arvostamme ja kunnioitamme toisiamme. Iloitsemme onnistumisistamme. Kohtelemme toisiamme tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.

Osaaminen

• Kehitämme osaamistamme asiakkaittemme hyödyksi. Jaamme hyviä käytäntöjä keskenämme. Kehitämme ammattitaitoamme ja asiakastuntemustamme.