-
Kipan tuloarvio on laskettu palvelutuotannossa olevien asiakkaiden toteutuneiden suoritemäärien mukaan ja tulevien uusien asiakkaiden suoritemääräarvioiden mukaan. Kipan tulojen ja menojen kehittymisessä alkavat näkymään koko prosessin, asiakas-Kipa kehittämistoimenpiteiden vaikutukset kuten toimintatapojen muutokset, prosessien virtaviivaistaminen ja automatisointi. Kipaan on siirtynyt jo yli 2/3 asiakkaista; tällä hetkellä näyttäisi siltä, että toteutuneet suoritemäärät tulevat olemaan alkuperäistä tavoitetilan arviota pienemmät. Kun toiminta siirtymäkauden jälkeen alkaa normalisoitumaan ja osaaminen kasvaa ja asiakas–Kipa rajapinta toimii sovitulla tavalla, Kipan tuottavuuden arvioidaan edelleen nousevan ja jopa joiden prosessien kohdalla tuottavuustavoitteet ylitetään.
-
Täysistunto päätti syksyllä 2011 seurakuntatalouksien Kipan asiakkaaksi siirtymisen aikataulun. Ensimmäiset Kipan talouslaskelmat siirtymäkaudelle laskettiin täysistunnon päättämän aikataulun mukaisesti. Kirkolliskokous hyväksyi vuonna 2012 Kipan palvelumaksujen perusteet. Kipan palvelujen hinnoittelu tehtiin näiden vahvistettujen perusteiden mukaisesti omakustannushinnoitteluna tavoitetilan 2017 mukaisesti niin, että yksikköhinnat ovat samat kaikille asiakkaille. Asiakas maksaa saamansa palvelut omien suoritemääriensä mukaisesti. Hinnoittelussa on huomioitu kirkolliskokouksen toukokuussa vuonna 2012 hyväksymä Kirkon keskusrahaston myöntämä tietojärjestelmien 6,2 miljoonan euron investointiavustus.
-
Siirtymäkauden aikana Kipan taloutta on tasapainotettu mm. toimipisteiden vähentämisellä, tilojen tehokäytöllä, järkeistämällä tietojärjestelmien lisenssisopimuksia sekä toteuttamalla kehittämistoimenpiteitä ja automatisointeja, joilla voidaan nostaa tuottavuutta niin Kipan kuin asiakkaan puolella.
Tunnusluvut
Asiakkaat
Asiakkaiden siirtymisaika 2012 - 2017 päättyy ja kaikki asiakkaat ovat Kipan palvelutuotannossa 1.1.2017.
Kipa aloitti vuonna 2013 vuosittaisten asiakastyytyväisyyskyselyjen tekemisen palvelutuotannossa oleville asiakkailleen. Kyselyjen tulokset käydään asiakkaiden kanssa läpi ja samalla sovitaan tarvittavista kehittämistoimenpiteistä. Palvelutuotannossa olevat asiakkaat ovat voineet antaa palautetta ja kehittämisehdotuksia myös Kipan palvelupyyntöjärjestelmän kautta. Tavoitteiden mukaisesti asiakastyytyväisyyden oletetaan kasvavan siirtymäkaudella vuosittain. Asiakastyytyväisyydelle asetetaan siirtymäkauden jälkeen tavoitetasoksi hyvä (4).
Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset ja tavoitteet:
- Arviointiasteikko 1 - 5: 1 = erittäin huono, 5 = erittäin hyvä
Talous
Vuoden 2017 alusta tullaan kirjanpidon suoritemäärä nostamaan omakustannustasolle; muutos on otettu huomioon vuoden 2017- 2019 tuloarviossa. Vuosien 2017-2019 toimintakate on nolla. Vuosille 2017 - 2019 on varattu käyttötalouteen tietojärjestelmien kehittämiseen 150.000 euroa/v. Vuoden 2018 talousarvion valmistelun yhteydessä tulee päättää tietojärjestelmien investointitaso ja palvelumaksujen yksikköhintojen alentaminen vuoden 2018 alusta. Matka- ja kululaskun yksikköhintaa esitetään laskettavaksi vuoden 2017 alusta 12,7 % (5,61 eurosta 4,90 euroon/kpl).
Kipan arvioimat suoritemäärät ovat tarkentuneet vuosien 2012 - 2016 saatujen seurantatietojen perusteella. Suoritemäärät näyttävät nyt, että Kipan tuloarvio on toteutuneiden suoritemäärien mukaan alkuperäistä tavoitetilan arviota noin miljoonaa euroa pienempi. Tehtyyn uuteen arvioon ovat vaikuttaneet mm. asiakkaiden vuosina 2012 - 2016 tehdyt kehittämistoimet, minkä johdosta suoritemäärät ovat laskeneet ja tätä kautta tuoneet asiakkaille myös kustannushyötyjä. Hinnoittelun läpinäkyvyys ja Kipan palvelujen yksikköhinnat ovat ohjanneet asiakkaiden oman toiminnan kehittämistä. Tämä näkyy muun muassa asiakkaiden ostolaskujen vähenemisenä. Matka- ja kuluhallintaprosessia on tehostettu, mikä näkyy matkakulujen suoritemäärien merkittävänä laskuna ja mahdollisuutena laskea palvelumaksuja asiakkaille vuoden 2017 alusta.
Investoinnit
Kirkon voimassa oleva tietohallintostrategia määrittää hankehallinnan tavoitetilan vuodelle 2017 seuraavasti:
”Kirkkohallituksella, kirkon palvelukeskuksella, IT-alueilla sekä seurakunnilla on yhteisesti sovittu valtakunnallinen hankesalkku ja kehityssuunnitelma, jonka avulla varmistetaan se, että yksittäinen tietohallintoon liittyvä kehitysprojekti tehdään vain kerran ja sen tuloksen ovat hyödynnettävissä koko kirkon laajuisesti.”
Tähän pohjautuen Kirkkohallitus, Kirkon palvelukeskus ja muut Kirkkohallituksen erillisyksiköt ovat ottaneet käyttöönsä vuonna 2016 yhteisen ICT-hankemallin, jonka kautta kaikki tietotekninen kehittäminen toteutetaan. Hankemallin kautta priorisoidaan ja resursoidaan kehittämiskohteet parhaalla mahdollisella tavalla. Priorisointi ottaa huomioon kehitysprojektin vaikuttavuuden, siitä saatavat säästöt kokonaisuudessaan sekä kokonaiskustannukset. Hankkeita ohjataan Kirkkohallituksen talousarvion yhteydessä hyväksyttyjen hankekokonaisuuksien kautta, joita esitetään vuodelle 2017 yhteensä 6 kappaletta. Hankkeiden hallinnoinnista vastaa Kirkkohallituksen sisäinen tietotyön kehittämisryhmä. Kehityshankkeet rahoitetaan Kirkkohallituksen talousarvion kautta.
Seuraavien vuosien talous- ja henkilöstöhallinnon tietotekniset kehittämisprojektit ovat laajuudeltaan ja resurssitarpeiden osalta niin laajoja, että niiden tehokas läpivienti edellyttää Kirkkohallituksessa osasto- ja yksikkörajojen yli toimimista sekä seurakuntien osallistamista kehitystyöhön.
Palvelukeskuksen johtokunta voi tehdä esityksiä hankesalkkuun ja hankesalkun tilasta raportoidaan johtokunnalle säännöllisesti.
Tietojärjestelmäinvestointien tarkemmat kuvaukset ja investointiesitykset löytyvät erillisistä hankekuvauksista (Business Case).
Kipaan liittyvät, toimitussopimuksien mukaiset vuoden 2017 investoinnit on huomioitu palvelukeskuksen talousarviossa. Nämä investoinnit liittyvät asiakkaiden vastaanottoprosessiin, käyttöönottoprojekteihin ja lisensseihin seuraavasti:
Taloussuunnitelman 2017–2019 erityisperustelut
Kirkon palvelukeskukseen siirtyvä viimeinen suuri asiakasmäärä ja asiakkaiden siirtymisestä/uusista asiakkaista ja toiminnan vakiintumattomuudesta voi vielä aiheutua lisärekrytointitarpeita. Kipan asiakaspalvelumalli edellyttää vielä kehittämistä suuren asiakasmäärän vuoksi. Lisäksi Kipan asiakaspalvelumallin uudistamistarve edellyttää esim. uuden puhelinpalvelujärjestelmän hankintaa ja näihin muutoksiin liittyvät laatu-, resurssi- ja kustannusvaikutukset voidaan arvioida vasta saatujen pilottikokemusten perusteella.
Suunnittelukaudella päättyvät kaikki Kipan tietojärjestelmäsopimukset. Uusien sopimusten kustannusvaikutuksia ei ole vielä tiedossa. Lisäkustannuksia voi aiheuttaa myös Portaalin lisenssilaskenta. Lisenssilaskentaa tulee uudistaa jotta vältyttäisiin turhilta lisenssihankinnoilta. Asiakkaan ja Kipan järjestelmien välille on tehty liittymärajapintoja nämä aiheuttavat Kipassa merkittävää lisätyötä virheiden muodossa. Vuoden 2017 alusta liittymätyöstä esitetään laskutettavaksi asiakkaita aiheuttamisperiaatteen mukaisesti.