Hanketoiminnan mukaiset hankkeet

Kirkon yhteinen hankemalli

Kirkon yhteinen hankemalli on luotu hankkeiden hallinnan apuvälineeksi. Hankemallin avulla etsitään ideat, jalostetaan niistä toteutuskelpoiset projektit sekä tuodaan yksittäiset projektit vertailtaviksi keskenään. Hankemallin avulla tekeminen priorisoidaan siten, että kaikkein parhaimmat, prioriteettien mukaiset projektit pystytään toteuttamaan ja niihin löydetään tarvittavat resurssit.

Hankemallin organisaatio koostuu seurakuntien edustajista tehtäväalueittaisissa kehittämisryhmissä sekä tietohallinnon ohjausryhmässä ja Kirkkohallituksen ylläpitämästä projektitoimistosta, jota johtaa Kirkkohallituksessa tietotyön kehittämisryhmä. Koko kirkon yhteisten hankkeiden ylimpänä päättävänä elimenä toimii Kirkkohallituksen virastokollegio.

Hankemalli koostuu hankkeista, jotka sisältävät useita projekteja. Hankkeet käsitellään Kirkon keskusrahaston talousarviossa ja niitä seurataan vuosikertomuksessa. Hankkeiden alla toteutettavien projektien laajuus, resurssit sekä aikataulut käsitellään projektitoimiston kautta voimassaolevan talousarvion puitteissa. Hankehallinnassa käytetään apuna hankehallintajärjestelmää.

Hankkeiden tarkemmat projektit määritellään talousarviota lyhyemmissä jaksoissa, joten näiden yhteismitallinen vertailu ei ole mahdollista talousarvion laadinnan yhteydessä. Projektit käsitellään käytössä olevan hankemallin mukaan ja niiden perustiedot ovat hankehallintajärjestelmässä. Jokainen käynnistettävä projekti arvioidaan toteutushetkellä verrattuna muihin projekteihin kustannus-hyötyanalyysillä.

Yksittäisen projektin käynnistyspäätökseen vaikukttavat tekijät:

• strateginen ulottuvuus
• tarvittavat resurssit
• saavutettavat hyödyt
• mahdolliset pakottavat tekijät, kuten lainsäädännön muuttuminen tai teknologian vanhentuminen
• riskit

Toteutuneista projektikokonaisuuksista raportoidaan jälkikäteen vuosikertomuksessa.

---

Seurakuntatyön järjestelmät

• Seurakuntatyön järjestelmien kehittäminen kattaa seurakuntien perustoiminnan vaativan palvelukokonaisuuden. Tavoitteena on toteuttaa lähivuosien aikana seurakuntatyöhön yhtenäinen ja kattava tietojärjestelmäkokonaisuus, joka toimisi saumattomasti muiden yhteisten tietojärjestelmien kanssa. Tämä helpottaa merkittävästi seurakuntien välistä yhteistoimintaa ja alentaa kustannuksia. Mikäli kokonaisuus tai sen osa toteutetaan, seurakunnat voivat liittyä käyttäjiksi sopimuspohjaisesti.

• Yleisesti käytössä olevia seurakuntatyön tietojärjestelmiä ovat mm.:

Varausjärjestelmä
Kolehtien hallinta
Rippikoulutyön järjestelmä
Jäsentietojen ylläpito siltä osin kuin se ei kuulu Kirjuriin
Diakoniatyö

 

---

Kiinteistötoimen järjestelmät

Kiinteistötoimen järjestelmähankkeen tavoitteena on luoda yhteiset puitteet kiinteistöhallintaan seurakunnissa. Seurakuntien omistamien rakennusten ylläpitoa ja rakentamista sääntelee merkittävin osin lainsäädäntö ja valtion rahoitus osana kulttuuriomaisuuden säilyttämistä. Kiinteistötoimen järjestelmähanke toteuttaa seuraavat toimenpiteet:

1. Luo puitteet asianmukaiselle kiinteistönpidolle seurakunnissa

• yhteinen kiinteistö- ja rakennusrekisteri toimii kiinteistöstrategian laatimisen tietopohjana
• tukee kiinteistökannan arvon säilymistä osana kirkon talousvastuita
• tarjoaa ajantasaista tilasto- ja vertailutieto rakennuksista

2. Mahdollistaa kulttuuriomaisuuden ylläpidon ja hallinnan

• tarjoaa perustan kirkon kulttuuriomaisuuden hoitoon
• mahdollistaa yhteistyön ja tiedonvälityksen eri sidosryhmien välillä

3. Luo uusia yhteistyömahdollisuuksia

• mahdollistaa kirkon kattavat kilpailutukset kiinteistöihin liittyvissä hankinnoissa
• luo puitteet kirkon yhteisille projekteille ja toiminnan kehittämiselle tarpeiden mukaan
• edistää henkilöstöresurssien organisaatioriippumatonta käyttöä

Keskeisimmät aineellisen kulttuuriperinnön suojelua koskevat lait ovat muinaismuistolaki (295/1963), rakennussuojelulaki (498/2010), maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999), laki kulttuuriesineiden maastaviennin rajoittamisesta (115/1999) ja kirkkolaki (1054/1993). Kirkkolain luvussa 14 käsitellään kirkollisia rakennuksia. Tarkemmat kirkollista irtaimistoa ja kiinteää sisustusta koskevat säännökset ovat kirkkojärjestyksessä KJ 23:6 §. Kirjanpitolaki (1336/ 1997) velvoittaa seurakuntaa pitämään kalustoluetteloa omistamistaan arvoesineistä ja määrittelemään niille laskennallisen arvon.

 

---

Hautatoimen järjestelmät

• Hautatoimen järjestelmähankkeen tavoitteena on luoda yhteinen hautatoimen järjestelmäkokonaisuus. Uusi järjestelmäkokonaisuus mahdollistaisi yhdenmukaisemmat hautatoimen käytännöt sekä käytäntöjen tehokkuuden vertailemisen. Kustannusten läpinäkyvyys ja raportoitavuus paranisivat kirkon sisällä ja ulkoisiin sidosryhmiin.
• Hautaustoimen tehtäviä ja toimintaa säätelee Hautaustoimen tehtäviä ja toimintaa säätelee Hautaustoimilaki 457/2003, Kirkkolain 17 luku ja Kirkkojärjestyksen 17 luku.

 

---

Jäsentiedon hallinta

• Kirjuri on koko kirkkoa koskeva jäsentietorekisteri, jolla hallinnoidaan kirkkoon kuuluvia jäseniä.  Sen tarkoitus on ylläpitää jäsenistön tietoja siltä osin kuin siinä olevat tiedot kuuluvat kirkon ylläpidettäviin.  Kirjurissa tallennetaan kirkolliset toimitukset, jotka välitetään väestörekisteriin muilta osin, paitsi rippikoulun osalta.  Kirjurin ylläpito on viranomaistoimintaa, josta saadaan kirkkoon kuuluville/kuuluneille niin virkatodistukset kuin sukuselvitykset.  Kirjuria sitoo lait, joiden muuttuessa ohjelmistoon on tehtävä lain vaatimat muutokset.
• Kirjurissa on kaksi osiota Data ja Digi, joista jälkimmäinen sisältää digitoidut kirkonkirjat ja perhelehdet.  Digitoidut aineistot ovat tärkeä osa jäsentietoa, sillä ne sisältävät tiedot henkilöistä vuosisatoja taaksepäin. 
• Hankkeelle on myös tärkeää pysyä yleisen it-kehityksen mukana, jotta kirkko voi tarjota palveluita siinä muodossa kuin seurakunnat ja sitä myötä kansalaiset odottavat saavansa.

 

---

Verkkopalvelut

• Verkkopalvelut koostuvat useasta erillisestä kokonaisuudesta. Hankkeen tavoitteena on tarjota seurakuntien jäsenille, kirkon työntekijöille ja muille sidosryhmille nykyaikaiset ja ajantasaiset verkkopalvelut.
• Lukkari-palvelu on seurakuntien käyttöön tarjottava julkaisujärjestelmä, jolla sivustonsa ovat julkaisseet jo kymmenet seurakunnat, ja jolla julkaistaan myös koko kirkon evl.fi-sivusto. Lukkari-projektin tavoitteena on ollut tuottaa seurakunnille laadukas verkkosivujen julkaisujärjestelmä, ja tuottaa yhteisen alustan myötä kustannussäästöä koko kirkolle.
• Sakasti-palvelu on koko kirkon sisäisen viestinnän alusta, tarkoitettu henkilöstölle, luottamushenkilöille ja muille viiteryhmille. Nykyisellään Sakasti koko sisältö on verkossa julkisesti nähtävissä. Sakastin kehitysprojekti on lähtenyt liikkeelle kesäkuussa 2016 projektin suunnittelulla, käyttäjätutkimuksilla ja tavoitteiden asettelulla. Sakastin uudistuksen tavoitteena on kehittää merkittävällä tavalla sisäistä viestintää ja edesauttaa yhdessä tekemistä kirkon sisällä.
• Koko kirkon EVL.fi-sivusto julkaistaan Lukkari-alustaa hyödyntäen syksyllä 2016. EVL.fi-sivuston sisältöjä kehitetään voimakkaasti myös ensimmäisen julkaisun jälkeen. Esimerkiksi Verkkokirkko-osiosta löytyviin audiovisuaalisiin aineistoihin tullaan panostamaan.
• Seurakuntavaalit 2018 vaatii viestinnällistä panostusta ja erillisen seurakuntavaalisivuston pystyttämistä.

 

---

Tukipalvelujärjestelmät

• Tukipalvelujärjestelmät -hanke käsittelee sellaiset projektikokonaisuudet ja projektit, joiden avulla toteutetaan kirkon pääasiallisille työaloille tukipalvelut, pois lukien verkkopalvelut, joille on oma hanke.
• Tukipalvelujärjestelmät koostuvat useasta erikokoisesta projektikokonaisuudesta, joiden alla on yksittäiset projektit. Projektikokonaisuutta ohjaamaan on perustettu tai perustetaan ohjausryhmä.
• Tukipalvelujärjestelmiin kuuluvat seuraavat järjestelmät ja toiminnot:

1. Tietohallintostrategia
2. Taloushallinto
3. Henkilöstöhallinto
4. Käyttäjähallinta
5. Perustietotekniikka
6. Tilastointi ja raportointi
7. Asiakaspalvelun järjestelmät
8. Asianhallinta
9. Tietoturva
10. Projektimalli ja hankehallinta